A Portaria n.º 452/2026/1, de 12 de outubro, e a regulamentação da legalização de documentos através da aposição de apostilas pelos notários

A apostila, prevista na Convenção da Haia, de 5 de outubro de 1961, relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros, é a formalidade pela qual uma autoridade competente reconhece a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou carimbo nele aposto.

Entre nós, a emissão e a verificação de apostilas têm estado concentradas no Procurador-Geral da República, nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 86/2009, de 3 de abril, com possibilidade de delegação em magistrados do Ministério Público.

O Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, atribuía já aos notários, na alínea i) do n.º 4 do artigo 4.º, competência para «legalizar documentos através da aposição de apostilas, nos termos a fixar por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça», remetendo a sua concretização para regulamentação que só agora é publicada.

Nos termos do artigo 3.º, os notários e os trabalhadores autorizados a praticar atos notariais ao abrigo do artigo 8.º do Estatuto do Notariado passam a ser competentes para emitir apostilas em atos públicos, na aceção do artigo 1.º da Convenção, «com exceção dos provenientes do Ministério Público e dos tribunais», bem como para verificar apostilas já emitidas.

A legalização assim efetuada só é válida se realizada através da plataforma eletrónica disponibilizada pela Ordem dos Notários, que define os perfis de acesso e à qual os utilizadores acedem mediante certificado eletrónico qualificado.

O pedido pode ser apresentado pelo interessado ou por qualquer portador do ato público, presencialmente em qualquer cartório notarial ou por via eletrónica, no sítio www.notarios.pt (artigo 5.º).

Para confirmar a autenticidade das assinaturas, carimbos e selos, a Ordem mantém um registo de espécimes, alimentado pelas entidades emitentes; na falta de espécime ou havendo divergência na assinatura ou no nome, o notário deve contactar a entidade autora do ato (artigo 4.º).

O artigo 6.º adota o modelo de certificado anexo à Convenção e distingue consoante o suporte do documento.

Sendo o ato público assinado em papel, o formulário é impresso, assinado, agrafado ao documento e autenticado com o selo branco do cartório. Sendo assinado eletronicamente, é criado um ficheiro único, em formato PDF/A, com o limite de 10 MB, que integra o ato e o formulário que o capeia, assinado com certificado qualificado e ao qual a Ordem apõe selos temporais qualificados.

A pedido do interessado, o documento em papel pode ser digitalizado para efeitos de apostila eletrónica.

Cada apostila é associada a um código QR com um código alfanumérico, que serve igualmente de numeração não sequencial e permite a verificação da sua autenticidade em www.notarios.pt.

A portaria entra em vigor no dia seguinte ao da publicação, mas só produz efeitos a 1 de janeiro de 2027.

Note-se que não revoga nem altera o Decreto-Lei n.º 86/2009, pelo que a competência do Ministério Público se mantém, desde logo quanto aos atos dos tribunais e do próprio Ministério Público, que a portaria expressamente exclui da esfera notarial.

Para os demais documentos, o cidadão passará a dispor de uma alternativa de proximidade, disponível em qualquer cartório do país.