Como (uma das) concretização dos direitos, liberdades e garantias do cidadão, prevê o n.º 1 do art. 17.º do Código de Procedimento Administrativo (Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de Janeiro, doravante designado por C.P.A.), sob epígrafe “ Princípio da administração aberta” que “Todas as pessoas têm o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, mesmo quando nenhum procedimento que lhes diga diretamente respeito esteja em curso, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal, ao sigilo fiscal e à privacidade das pessoas.”
Este direito aplica-se, em termos genéricos, às pessoas de direito público, ministérios ou secretaria regionais, remetendo-se para o teor do n.º 4 do art. 2.º do C.P.A. e para o art. 4.º da Lei de Acesso a Documentos Administrativos (Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto (doravante designada por L.A.D.A.), em face da sua extensão.
Relativamente ao direito à informação (arts. 82.º a 85.º inc. no Capítulo IV do Título I da Parte III do C.P.A.), encontramos três categorias de manifestação e concretização este direito.
Em primeiro lugar, temos a obtenção de informações, destacando neste âmbito n.º 1 e 3 do art. 82.º do C.P.A., preceitos segundo os quais “Os interessados têm o direito de ser informados pelo responsável pela direção do procedimento, sempre que o requeiram, sobre o andamento dos procedimentos que lhes digam diretamente respeito, bem como o direito de conhecer as resoluções definitivas que sobre eles forem tomadas”, sendo que as informações solicitadas deverão ser prestadas no prazo máximo de 10 dias (úteis – cfr. art. 87.º do C.P.A.).
Em segundo lugar, temos o acesso a documentos, determinando os n.º 1 e 2 do art. 83.º do C.P.A. que “Os interessados têm o direito de consultar o processo que não contenha documentos classificados ou que revelem segredo comercial ou industrial ou segredo relativo à propriedade literária, artística ou científica”, abrangendo documentos relativos a terceiros.
Por fim, em terceiro lugar temos a obtenção de certidões, prevendo o n.º 3 do art. 83.º do C.P.A. que “Os interessados têm o direito, mediante o pagamento das importâncias que forem devidas, de obter certidão, reprodução ou declaração autenticada dos documentos que constem dos processos a que tenham acesso”.
Já de acordo com a L.A.D.A., o acesso aos documentos administrativos exerce-se através da consulta gratuita, eletrónica ou presencial, da reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico, ou através de emissão de certidão (cfr. n.º 1 do art. 13.º da L.A.D.A.)
Estes direitos aplicam-se, quer ao interessado direto, o visado, independentemente da posição que assuma no processo, e dentro dos limites legais, quer a um terceiro que tenha interesse legítimo no conhecimento dos respetivos elementos, ficando quanto a este última situação o acesso ou disponibilização dos mesmos dependente de despacho do dirigente do serviço (cfr. n.ºs 1 e 2 do art. 85.º do C.P.A.).
No mesmo sentido vide n.º 1 do art. 5.º da L.A.D.A., segundo o qual “Todos, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, têm direito de acesso aos documentos administrativos, o qual compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo”, relevando, no entanto, as restrições previstas no art. 6.º da mesma Lei.
Já para o exercer, dispõem os arts. 102.º a 104.º do C.P.A., referentes, respetivamente, ao formalismo e conteúdo do requerimento inicial, ao local de apresentação do requerimento e à forma de apresentação, bem como o art. 12.º da L.A.D.A., sob epígrafe “Pedido de acesso”, para cujos normativos remetemos em face da sua extensão.
Relativamente ao prazo para responder à pretensão do requerente, dispõe o n.º 1 do art. 15.º da L.A.D.A. a regra segundo a qual “A entidade a quem foi dirigido o requerimento de acesso a um documento administrativo deve, no prazo de 10 dias ”a) Comunicar a data, local e modo para se efetivar a consulta, se requerida; b) Emitir a reprodução ou certidão requeridas; c) Comunicar por escrito as razões da recusa, total ou parcial, do acesso ao documento, bem como quais as garantias de recurso administrativo e contencioso de que dispõe o requerente contra essa decisão, nomeadamente a apresentação de queixa junto da CADA e a intimação judicial da entidade requerida; d) Informar que não possui o documento e, se souber qual a entidade que o detém, remeter-lhe o requerimento, com conhecimento ao requerente; e) Expor à CADA quaisquer dúvidas que tenha sobre a decisão a proferir, a fim de esta entidade emitir parecer.” Já este prazo de 10 dias poderá ser porrogado até ao máximo de 2 meses (cfr. n.º 4 do art. 15.º da L.A.D.A.).
Certo é que, no referido prazo de 10 dias (úteis), o requerente deverá ter conhecimento de algo (devendo considerar o hiato temporal decorrente do envio de comunicações via ctt, por exemplo, acrescendo, pelo menos e em regra, um dia útil).
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Mas, e que fazer se a Entidade administrativa não se pronunciar (indeferimento tácito) ou indeferir a pretensão?
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Neste caso, sem prejuízo de reclamar nos termos gerais, até com vista a eventualmente ser instaurado procedimento disciplinar, destacamos dois caminhos principais por onde optar: recorrer diretamente às instâncias judiciais ou solicitar a intervenção da Comissão de Acesso a Documentos Administrativos e, quanto a este último, caso não surta efeito, recorrer então às instâncias judiciais.
Para tomar uma decisão quanto ao caminho a percorrer deverá ter-se em consideração a urgência e os custos associados.
Assim,
A) Via judicial, através da proposição de “Intimação para a prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões”
Face ao indeferimento ou decorrido o prazo de 10 dias úteis sem que a entidade se tenha pronunciado, o requerente terá o prazo de 20 dias para requerer a intimação denominada “Intimação para a prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões”, tratando-se este de um processo urgente (cujo prazo corre em férias) – cfr. al. d) do n.º 1 do art. 36.º e n.º 2 do art. 105.º do do Código de Processo nos Tribunais Administrativos (Lei n.º 15/2002, de 22 de Fevereiro, doravante designada por C.P.T.A.)
Nesse âmbito, determina o n.º 1 do art. 104.º do C.P.T.A. que “Quando não seja dada integral satisfação a pedidos formulados no exercício do direito à informação procedimental ou do direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, o interessado pode requerer a correspondente intimação, nos termos e com os efeitos previstos na presente secção.”
Após citada, a entidade demandada terá o prazo de 10 dias para responder, após o qual, se nenhuma outra diligência for necessária, o Tribunal profere decisão final.
De destacar que este processo determina a suspensão de eventual prazo para exercer o direito de impugnar judicialmente um ato, nos termos do disposto no art. 60.º do C.P.T.A..
Em matéria de custos a título de taxa de justiça, determina a al. b) do n.º 1 do art. 12.º do Regulamento de Custas Processuais (Decreto-Lei n.º 34/2008, de 26 de Fevereiro, doravante designado por R.C.P.) que aas intimações para prestação de informação, consulta de processos ou passagem de certidões se aplica o valor indicado na linha 1 da tabela I-B anexa ao mesmo, i.e., 0,5 Unidade de Conta (102,00€ / 2 = €51,00).
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B) Via Extrajudicial, através da apresentação de queixa à C.A.D.A.
Por outro lado,
Se não pretender recorrer desde logo à via judicial, poderá recorrer a um mecanismo extrajudicial, concretamente à Comissão de Acesso a Documentos Administrativos (doravante designada por C.A.D.A.) – cfr. arts. 28.º ss da L.A.D.A..
Nesse âmbito, determina o n.º 1 do art. 16.º da L.A.D.A. que o requerente poderá formular um queixa à C.A.D.A. no prazo de 20 dias, a qual interrompe o prazo para reagir judicialmente nos termos sobreditos.
Não indeferindo liminarmente, a C.A.D.A. notifica a entidade requerida para responder à queixa no prazo de 10 dias, após o qual a CA.D.A. dispõe do prazo de 40 dias para elaborar um relatório de apreciação, notificando todos os interessados.
Após rececionado o relatório, a entidade requerida dispõe do prazo de 10 dias para anuir à pretensão da requerente ou proferir decisão final fundamentada.
Tudo conforme o disposto nos n.ºs 1 a 5 do art. 16.º da L.A.D.A..
A decisão final proferida pela entidade demandante (ou sua emissão) poderá ser impugnada judicialmente (cfr. n.º 6 do art. 16.º da L.A.D.A.), recorrendo-se assim ao processo acima mencionado para intimação para a prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões.
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Por fim, de frisar que, sem prejuízo de outros crimes cujos comportamentos adotados por parte do requerente possam consubstanciar, determina o n.º 1 do art. 36.º da L.A.D.A. que “Quem, com intenção de aceder indevidamente a dados nominativos, declarar ou atestar falsamente perante órgão ou entidade referida no n.º 1 do artigo 4.º ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido que justifique o acesso à informação ou documentos pretendidos, é punido com pena de prisão até um ano ou com pena de multa”, sendo a tentativa punível (cfr. n.º 2 do art. 36.º do L.A.D.A.).
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Nota final: O mencionado no presente texto diz respeito às regras gerais, existindo diversas especificidades que aqui não são mencionadas, nomeadamente mediante a natureza do assunto, a informação visada e/ou do procedimento ou processo, como sucede no caso de processos-crime, de documentação inc. nas Conservatória de Registo, do Regulamento Geral de Proteção de Dados, de matéria ambiental, etc.