Através da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, foi regulamentado o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente, bem como a participação por via eletrónica, pelos notários, de atos à Conservatória dos Registos Centrais.
Como tal, passaram a estar obrigatoriamente sujeitos a registo eletrónico os seguintes documentos:
a) Os documentos lavrados por notário relativamente aos quais deva ser participada informação à Conservatória dos Registos Centrais nos termos do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e que abrangem:
i) Testamentos públicos;
ii) Instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais; e
iii) Escrituras públicas;
b) Os documentos particulares autenticados por notário que não titulem atos sujeitos a registo predial;
c) Os documentos lavrados por notário que envolvam aceitação, ratificação, retificação, alteração ou revogação de documento previamente arquivado eletronicamente.
E, facultativamente – a pedido de qualquer interessado,
a) Os instrumentos de atas de reunião de órgãos sociais;
b) Os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações, criada pelo artigo 1.º da Lei n.º 19/2008, de 21 de abril;
c) Os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados.
- cfr. art. 2.º.
Uma das vantagens associadas a este sistema passa pela associação entre documentos arquivados eletronicamente, sendo que, aquando do respetivo arquivo eletrónico, os atos notariais que envolvam aceitação, ratificação, retificação, alteração ou revogação de ato titulado em documento previamente arquivado eletronicamente, são associados, pelos utilizadores, ao documento já arquivado, através do número de identificação único do documento – cfr. art. 7.º.
Já em relação ao valor probatório dos documentos arquivados eletronicamente, determina o n.º 1 do art. 9.º que, para que seja reconhecido aos documentos arquivados eletronicamente o mesmo valor probatório dos documentos originais é sucessivamente aposta aos documentos arquivados eletronicamente assinatura eletrónica qualificada e selo temporal qualificado, com validade máxima de 10 anos, pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma eletrónica, antes de expirar a validade da última assinatura eletrónica qualificada aposta.
Em relação à consulta destes documentos, poderão ser acessíveis por qualquer entidade ou interessado que disponha de um código de acesso à certidão notarial permanente e por Notários e respetivos trabalhadores do cartório em que se encontre o arquivo físico desses documentos, de acordo com os perfis de acesso definidos pela entidade gestora da plataforma.
Os documentos arquivados eletronicamente poderão ainda ser consultados pelas seguintes entidades:
a) Magistrados judiciais e magistrados do Ministério Público, no âmbito da prossecução das suas atribuições;
b) Entidades nas quais seja delegada, nos termos da lei processual, a prática de atos de inquérito ou instrução, ou às quais incumba cooperar internacionalmente na prevenção e repressão da criminalidade e no âmbito dessas competências;
c) Entidades com competência legal para garantir a segurança interna e prevenir a sabotagem, o terrorismo, a espionagem e a prática de atos que, pela sua natureza, podem alterar ou destruir o Estado de direito constitucionalmente estabelecido, no âmbito da prossecução dos seus fins.
- cfr. art. 10.º
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Com a Portaria n.º 178/2023, de 27 de junho, em vigor a partir do dia subsequente à sua publicação (i.e., 28 de junho de 2023) foram alterados os documentos que, facultativamente, podem ser sujeitas a registo obrigatório, passando a abranger
d) As públicas-formas eletrónicas de documentos físicos extraídas pelo notário, nos termos do n.º 1 do artigo 166.º do Código do Notariado, que contenham a declaração de conformidade com o original e sejam uma cópia de teor, total ou parcial, de documento exibido;
e) Os demais documentos de qualquer tipo arquivados no cartório.
Por outro lado, a iniciativa do registo facultativo poderá partir do próprio notário, relevando-se tal situação do seu interesse porquanto, para além da subsequente facilidade na disponibilização dos respetivos documentos, o valor devido pela emissão ou renovação de certidão notarial permanente constitui receita do notário titular do arquivo físico
Por fim, passou a ser possível aos Agentes de Execução, no âmbito da prossecução das suas atribuições, e desde que previamente autorizados pelo juiz do processo.
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Legislação referenciada:
Plaraforma: