Acórdão do S.T. Administrativo, proferido no âmbito do processo 075/25.0BALSB, datado de 26-06-2025

Analisa os pressupostos de acesso a documentos administrativos e a necessidade de pré-existência, de acordo com a LADA.

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Conforme devidamente explanado em texto publicado, acessível através do link https://www.tofadvogados.com/post/o-acesso-a-documentos-administrativos-regra-geral , “Como (uma das) concretização dos direitos, liberdades e garantias do cidadão, prevê o n.º 1 do art. 17.º do Código de Procedimento Administrativo (Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de Janeiro, doravante designado por C.P.A.), sob epígrafe “ Princípio da administração aberta” que “Todas as pessoas têm o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, mesmo quando nenhum procedimento que lhes diga diretamente respeito esteja em curso, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal, ao sigilo fiscal e à privacidade das pessoas.””

No caso em apreço, determinado requerente requereu a intimação para prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões, nos termos do artigo 104.º e segs. do CPTA, do CONSELHO SUPERIOR DO MINISTÉRIO PÚBLICO (CSMP), com vista a obter a consulta do documento subjacente a quadro estatístico – Quadro n.º 6 –, constante do Balanço Social 2024 da Procuradoria Geral da República (PGR), referente a “Ausências Prolongadas de Magistrados do Ministério Público”, com a identificação da pessoa em causa.

A referida intimação tinha por objetivo o exercício do seu direito de defesa, na qualidade de arguida, quanto à sanção disciplinar de suspensão do exercício de funções aplicada num determinado Processo disciplinar, com vista a instaurar ação através do qual desse como provado o cumprimento de determinada sanção disciplinar se iniciou num determinado dia e terminou noutro determinado dia.

Para o efeito, pretendia a requerente que a requerido/intimado CSMP realize “todas as prestações de facto necessárias à efetiva consulta do documento estatístico de ausências por motivo disciplinar no ano de 2024 na área da Procuradoria Regional de Lisboa, constante do Quadro 6, publicado no Balanço Social 2024, editado pela PGR, com data de 16/06/2024.”

Ora,

Em suma, a requerente pretende consultar um documento subjacente à elaboração do Quadro 6 do Balanço Social – 2024, da Procuradoria Geral da República.

No entanto, e como evidencia o referido aresto, o acesso a documentos administrativos está intrinsecamente ligado à existência desses documentos, sendo que o regime previsto na LADA estabelece que o direito de acesso se exerce sobre documentos pré-existentes.

Ou seja, se o documento não existe, não pode ser acedido, não se podendo nesse âmbito impor à Administração que, para satisfazer determinado pedido de acesso, crie novos documentos em conformidade.

Assim, “considerando que a Requerente pretende aceder ao documento em que se baseia o Quadro 6, que contém apenas elementos numéricos/quantitativos, que integra o Balanço Social da PGR, [entendeu o referido aresto que] é de proceder a questão invocada pela Entidade Requerida quanto à inexistência do documento em questão e, consequentemente, não se poder impor à Entidade Requerida que permita o acesso de um documento inexistente ou sequer se se imponha que elabore o documento em causa.

Ainda que assim não fosse, e subsidiariamente, de frisar ainda que os elementos quantitativos que foram obtidos para elaborar o referido documento não consibstnacia um documento adminsitrativo para efeitos da LADA, em conformidade com o disposto na al. a) do n.º 2 do art. 3.º da referida Lei, de acordo com o qual não configura tal as “notas pessoais, esboços, apontamentos, comunicações eletrónicas pessoais e outros registos de natureza semelhante, qualquer que seja o seu suporte”.

Concluem assim os Juízes Conselheiros no sentido de que em “face da configuração do documento cujo acesso está em causa – aquele que tenha servido de suporte à elaboração do Quadro 6 do Balanço Social de 2024 da PGR –, não pode haver dúvidas de que os apontamentos que sirvam de suporte à elaboração de documentos, in casu, o Quadro 6, não constitui um documento administrativo para este efeito”; decidindo pela improcedência do presente pedido de intimação a acesso de documento, por não provado.

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Sumário:

“I - Como resulta da lei e da jurisprudência constitucional e administrativa, o direito de acesso aos documentos administrativos não é absoluto, podendo estar sujeito a restrições, como resulta do disposto no artigo 6.º da LADA, no respeitante a documentos administrativos preparatórios ou dos documentos nominativos.II - Nos termos do n.º 6 do artigo 13.º da LADA, a entidade requerida não tem o dever de criar ou adaptar documentos para satisfazer o pedido, nem a obrigação de fornecer extratos de documentos, caso isso envolva um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos.III - É à luz do pedido que, em concreto, foi apresentado junto da autoridade administrativa e na presente instância, que tem de ser decidida a pretensão requerida.IV - O direito de acesso a documentos administrativos tem de se fundar em documentos pré-existentes, o que não ocorre em relação aos elementos quantitativos/numéricos a que respeitam o Quadro 6, pretendidos pela Requerente, por não estarem refletidos em qualquer documento que possa ser fornecido.V - Não se impõe à Administração que, para dar satisfação ao pedido de acesso a documento administrativo, crie novos documentos.VI - A que acresce que os elementos quantitativos que tenham sido colhidos pela Entidade Requerida não consubstanciam eles próprios um documento administrativo para efeitos da LADA, havendo de delimitar os conceitos legais de documento administrativo e o de apontamentos e notas preliminares ou preparatórias, os quais são substancialmente distintos e se aplica regime legal de acesso diferenciado.VII - Nos termos do disposto na al. a), do n.º 2 do artigo 3.º da LADA, exceciona-se da noção de documento administrativo, as “notas pessoais, esboços, apontamentos, comunicações eletrónicas pessoais e outros registos de natureza semelhante, qualquer que seja o seu suporte”.

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